1.2 Τα Βασικά Προβλήματα των πολεοδομικών γραφείων

Τα προβλήματα στα Πολεοδομικά γραφεία προσδιορίζονται στις ακόλουθες δύο βασικές ενότητες:

α) στις αδυναμίες της δημόσιας διοίκησης, στην έλλειψη σύγχρονων δομών και εργαλείων οργάνωσης, στις ελλείψεις στελεχιακού δυναμικού και υλικοτεχνικής υποδομής, στα θέματα της διαφάνειας, της αναποτελεσματικότητας, και της μειωμένης απόδοσης.
β) στο θεσμικό πλαίσιο. Ένα πολύπλοκο και δαιδαλώδες θεσμικό πλαίσιο που επιδέχεται πολλές ερμηνείες.

2. Η συμμετοχή του ΤΕΕ/ΤΚΜ

Το ΤΕΕ/ΤΚΜ επέλεξε αυτή την φορά να προσεγγίσει το πρόβλημα με ουσιαστικές προτάσεις και με σύγχρονα εργαλεία ώστε:

• Να βελτιωθεί η αποτελεσματικότητα των Πολεοδομικών Υπηρεσιών προς όφελος του Πολίτη και των Μηχανικών Μελετητών
• να ελεγχθούν οι παράγοντες που γεννούν τα φαινόμενα της διαφθοράς και της αδιαφάνειας.

2.1 Στόχοι

Υπό το ανωτέρω πρίσμα η πρόταση που επεξεργάστηκε και υλοποίησε το ΤΕΕ/ΤΚΜ στόχευσε στην δημιουργία κατάλληλων προϋποθέσεων και υποβάθρων για :

• επίτευξη όρων διαφάνειας
• δημιουργία και εγκατάσταση εργαλείων διοίκησης και διαχείρισης των έμψυχων πόρων
• βελτίωση των οργανωτικών υποδομών και συνθηκών εργασίας
• μείωση του χρόνου και κατά συνέπεια και κόστους στην έκδοση των οικοδομικών αδειών

2.2 Προτάσεις

Το ΤΕΕ/ΤΚΜ πρότεινε τα ακόλουθα:

• την ανάπτυξη, εκπόνηση, εγκατάσταση και χρηματοδότηση ενός πλέγματος μηχανογραφικών εφαρμογών για την καταγραφή, διαχείριση και παρακολούθηση όλων των σταδίων ελέγχου οικοδομικής αδείας καθώς και την διαχείριση των θεμάτων αυθαιρέτων κατασκευών, λογισμικές εφαρμογές που θα έχουν ως κοινή επικοινωνιακή πλατφόρμα το ηλεκτρονικό πρωτόκολλο.
• Συγκεκριμένες οργανωτικές αλλαγές στην οργανωτική δομή των Πολεοδομικών Υπηρεσιών για την βέλτιστη αξιοποίηση των ανωτέρω εργαλείων
• Την δημιουργία μιας ευέλικτης και εύχρηστης βάσης δεδομένων με πλήρη δενδρική ανάπτυξη για τα θέματα που αφορούν τόσο τον ΓΟΚ όσο και τον Κτιριοδομικό Κανονισμό.

3. Τα αποτελέσματα των Εφαρμογών

Επισήμανση 1η
Η εγκατάσταση των λογισμικών εφαρμογών δεν προσέθεσε καμία πρόσθετη γραφειοκρατία στην διαδικασία του ελέγχου, πλην, βεβαίως, της υποχρέωσης σύνταξης του δελτίου παρατηρήσεων σε κάθε στάδιο ελέγχου (χρέωση επαναχρέωση).

Επισήμανση 2η
Οι φάκελοι οι οποίοι κατατίθενται στην Πολεοδομία διαχειρίζονται πλέον αποκλειστικά και μόνον από την υπηρεσία και δεν επιτρέπεται καμία συμμετοχή του μελετητή στις διαδικασίες διακίνησης του φακέλου από ελεγκτή σε ελεγκτή.

3.1 Εγκατάσταση εφαρμογών - Έναρξη λειτουργίας συστημάτων

Η εγκατάσταση των λογισμικών εφαρμογών έγινε στις αρχές Ιανουαρίου του 2002.
Η πλήρης εφαρμογή αυτών ξεκίνησε από 1/03/2002.
Η ανάλυση των στοιχείων που παρατίθενται γίνεται για το χρονικό διάστημα από 1/1/2002 έως 14/06/2002,

Εάν θα μπορούσε να συνοψίσει κανένας τα ευρήματα τα οποία προκύπτουν από την εφαρμογή του συστήματος θα τα κατέτασσε σε δύο βασικές ενότητες:
- Προβλήματα Ενδουπηρεσιακά
- Προβλήματα Εξωτερικά / μελετητών

Ως κυρίαρχο ενδουπηρεσιακό πρόβλημα
εντοπίζεται η έκδηλη απουσία μιας καθημερινής διοίκησης και διαχείρισης του συνόλου των διεργασιών

Ως κυρίαρχο "εξωτερικό" πρόβλημα εντοπίζεται η αδυναμία μικρού αριθμού μελετητών να προσαρμοστεί στις νέες διαδικασίες

Οι μελετητές πρέπει να συμμετέχουν και οι ίδιοι ενεργά στον περιορισμό της επιμήκυνσης του χρόνου έκδοσης μιας οικοδομικής αδείας, η ανταπόκριση στην υποβολή των παρατηρήσεων επί των μελετών τους θα πρέπει να είναι άμεση η δε υποβολή (μετά την ολοκλήρωση των Αρχιτεκτονικών και ΕΠΑΕ ελέγχων) της στατικής μελέτης στον συντομότερο δυνατό χρόνο.

Φάκελοι οι οποίοι κατατέθηκαν από 1/01/02 μέχρι 16/06/2002 είναι 1600
Χορηγήθηκαν 234 (φάκελοι 2002) οικοδομικές άδειες
Στο ανωτέρω νούμερο πρέπει να προστεθούν οι άδειες που χορηγήθηκαν και αφορούσαν φακέλους του 2001 : 654
Κατά συνέπεια το σύνολο των χορηγηθέντων αδειών ανέρχεται στις:888

3.2 Η Συνολική Παραγωγή της Υπηρεσίας

Το πρώτο στοιχείο το οποίο προκύπτει και δημιουργεί έντονο προβληματισμό είναι ότι το ποσοστό χορήγησης αδειών, άρα και η συνολική απόδοση της υπηρεσίας, σε σχέση με την ζήτηση (1438 για το 2002 ) είναι ιδιαίτερα χαμηλό : 15%
Ωστόσο το ποσοστό αυτό αυξάνεται εάν κανείς συμπεριλάβει και τις εκδοθείσες άδειες που αφορούν όμως φακέλους του 2001.
1600 + 654 = 2254 Επομένως 888 / 2254 = 39 %.

3.2 Αξιολόγηση Παραγωγής

Παράδειγμα : Τοπογραφικά
Το Τμήμα επεξεργάστηκε / εκτέλεσε 1476 κινήσεις για φακέλους του 2002 σε 113 εργάσιμες ημέρες έχοντας πέντε στελέχη ελεγκτές στο δυναμικό του.
Κατά συνέπεια η μέση παραγωγή του κάθε υπαλλήλου του Τμήματος για φακέλους του 2002 είναι 2.6 φάκελοι / ημέρα.
Εάν προσθέσουμε και τους φακέλους του 2001 πρέπει να αυξήσουμε την ανωτέρω απόδοση κατά 1.6 φάκελο.
Κατά συνέπεια η συνολική απόδοση ανά ελεγκτή προσδιορίζεται στους 4,2 φακέλους / ημέρα
Με τον ίδιο τρόπο προσδιορίζεται και η απόδοση των λοιπών Τμημάτων ελέγχου όπως αυτή εμφανίζεται στον πίνακα που ακολουθεί.

Οι πραγματικές αποδόσεις των εκλεκτών ανά τμήμα ανά ημέρα δίδονται στον ακόλουθους πίνακες:

.3 Έλεγχος Πληρότητας

Για το συγκεκριμένο στάδιο ελέγχου καταγράφονται οι ακόλουθες επισημάνσεις:

1. σχεδιάστηκαν πίνακες που περιγράφουν τα αναγκαία δικαιολογητικά που απαιτούνται και συναρτώνται με το ισχύον νομοθετικό πλαίσιο με ταξινόμηση κατά τύπο οικοδομικής αδείας (21 επιλογές, π.χ. ανέγερση, προσθήκη καθ' ύψος κλπ.) και με δυνατότητα επιλογής των ειδικών χαρακτηριστικών του κτίσματος (7 επιλογές, π.χ. εντός ή εκτός σχεδίου κλπ.).
2. Ενώ για εργονομικούς λόγους αποφασίστηκε ο κάθε μέρα εναλλασσόμενος ελεγκτής να διενεργεί τον έλεγχο πληρότητας στον χώρο της Υποδοχής αυτό δεν τηρείται. Απεναντίας οι έλεγχοι εξακολουθούν και γίνονται σε ορισμένες περιπτώσεις στα γραφεία των ελεγκτών
3. Παρά το γεγονός ότι οι ελεγκτές πληρότητας φακέλου είναι περιορισμένου αριθμού, εν τούτοις, εμφανίζονται καθημερινά διαφορετικοί τρόποι ερμηνείας των απαιτήσεων, πράγμα που έχει ως αποτέλεσμα κάποιοι ελεγκτές να είναι ιδιαίτερα αυστηροί ενώ άλλοι ιδιαίτερα χαλαροί.

Πρόταση : παραδόθηκε σε ηλεκτρονική μορφή το σχετικό αρχείο των ανωτέρω απαιτήσεων, το οποίο αφού ελεγχθεί και λάβει την τελική και οριστική του μορφή να διατεθεί προς όλους του μελετητές προς ενημέρωση και πιστή τήρηση. Είναι σαφές ότι υπάρχουν περιπτώσεις που ενδεχομένως και κατά περίπτωση να είναι αναγκαία η αποδοχή εξαιρέσεων είτε ως περισσότερα ή λιγότερα δικαιολογητικά αλλά αυτό θα χειρίζεται ως εξαίρεση και όχι ως κανόνας.

3.4 Παρατηρήσεις δελτίων ελέγχων

Η γένεση των παρατηρήσεων εστιάζεται σε δύο κύριες αιτίες:
- σε σφάλματα /αστοχίες ή παραλήψεις των μελετητών
- στις διαφορετικές ερμηνείες του θεσμικού πλαισίου
Από την επεξεργασία των παρατηρήσεων προκύπτει ότι και οι δύο πλευρές έχουν κατ' αναλογία τις δικές τους ευθύνες. Στόχος λοιπόν είναι να περιορισθούν οι αιτίες που γεννούν την εμφάνιση παρατηρήσεων και από τις δύο πλευρές διότι έτσι μόνον περιορίζεται και ανακύκλωση των ελέγχων αλλά και η επιμήκυνση του χρόνου ολοκλήρωσης των επιμέρους σταδίων ελέγχων.
Ειδικότερα τα στατιστικά δεδομένα έχουν ως ακολούθως:

ΤΜΗΜΑ	ΠΟΣΟΣΤΟ ΠΑΡΑΤΗΡΗΣΕΩΝ
ΤΟΠΟΓΡΑΦΙΚΑ	45%
ΑΡΧΙΤΕΚΤΟΝΙΚΑ	62%
ΣΤΑΤΙΚΑ	24%
ΗΛΕΚΤΡΟΜΗΧΑΝΟΛΟΓΙΚΑ	15%
ΦΟΡΟΛΟΓΙΚΑ	14%

Από μια πρώτη ανάγνωση των στατικών των παρατηρήσεων τα ποσοστά του 45% και 62% στα Τοπογραφικά και Αρχιτεκτονικά αντίστοιχα είναι ιδιαίτερα υψηλά.
Ωστόσο από την δειγματοληπτική μελέτη των επιμέρους παρατηρήσεων που καταγράφουν οι ελεγκτές προέκυψε ότι οι εν λόγω παρατηρήσεις κρίνονται ως ορθώς γενόμενες.

Ειδικότερα οι παρατηρήσεις στα Τοπογραφικά αφορούν κατά 50% περίπου παρατηρήσεις που συναρτώνται με τις απαιτήσεις σε δικαιολογητικά και λοιπά στοιχεία του ελέγχου πληρότητας. Οι επισημάνσεις που έγιναν στο κεφάλαιο του ελέγχου πληρότητας βρίσκονται σε άμεση συνάρτηση με το υψηλό ποσοστό παρατηρήσεων στα Τοπογραφικά.

Από την ανάλυση δευτέρου επιπέδου επί των παρατηρήσεων δηλαδή πως τα ποσοστά του μέσου όρου κατανομής αναλύονται σε ποσοστά παρατηρήσεων ανά ελεγκτή Τμήματος προκύπτουν τα ακόλουθα:

ΤΟΠΟΓΡΑΦΙΚΑ

ΕΛΕΓΚΤΗΣ	ΠΟΣΟΣΤΟ ΠΑΡΑΤΗΡΗΣΕΩΝ
Ελεγκτής Τ1	47%
Ελεγκτής Τ2	38%
Ελεγκτής Τ3	40%
Ελεγκτής Τ4	56%
Ελεγκτής Τ5	42%

Από τα παραπάνω προκύπτει ότι στα Τοπογραφικά οι ελεγκτές έχουν περίπου τον ίδιο τρόπο και κριτήρια για την παραγωγή παρατηρήσεων

ΑΡΧΙΤΕΚΤΟΝΙΚΑ

ΕΛΕΓΚΤΗΣ	ΠΟΣΟΣΤΟ ΠΑΡΑΤΗΡΗΣΕΩΝ
Ελεγκτής Α1	88%
Ελεγκτής Α2	100%
Ελεγκτής Α3	50%
Ελεγκτής Α4	50%
Ελεγκτής Α5	18%
Ελεγκτής Α6	78%
Ελεγκτής Α7	36%
Ελεγκτής Α8	70%

Από την παραπάνω ανάλυση προκύπτει ότι τα κριτήρια ελέγχου διαφοροποιούνται σημαντικά από ελεγκτή σε ελεγκτή.
Έτσι λοιπόν εμφανίζεται μια ομάδα ελεγκτών 3 που περίπου βρίσκονται στο ίδιο ποσοστό παρατηρήσεων, ενώ υπάρχουν δύο εκ διαμέτρου αντίθετες περιπτώσεις των Ελεγκτών Α1 και Α2 που τα ποσοστά εντοπισμού παρατηρήσεων βρίσκονται στο 88% και 100% αντίστοιχα, ενώ μόνον ένας ελεγκτής έχει ποσοστό παρατηρήσεων στο 18%.

Τέτοιες διαφοροποιήσεις είναι αυτές που γεννούν κατά την άποψή μας δυσπιστία και βεβαίως επιβεβαιώνουν τεκμηριωμένα πλέον αυτό που περιγράφουμε ως διαφορετική προσέγγιση στην ερμηνεία του θεσμικού πλαισίου με συνέπεια την μεγαλύτερη ή μικρότερη αυστηρότητα στους ελέγχους. Είναι σαφές ότι εδώ προκύπτει άμεσα θέμα διοίκησης υπό την έννοια ότι για τέτοιες αποκλίσεις θα ήταν δυνατόν με κατάλληλη εσωτερική συζήτηση ή εκπαίδευση να υπάρξει η αναγκαία εξομάλυνση.

ΕΛΕΓΚΤΗΣ	ΠΟΣΟΣΤΟ ΠΑΡΑΤΗΡΗΣΕΩΝ
Ελεγκτής Σ1	6%
Ελεγκτής Σ2	25%
Ελεγκτής Σ3	22%
Ελεγκτής Σ4	52%

3.5 Χρόνοι διεκπεραίωσης

Οι χρόνοι διεκπεραίωσης των ελέγχων σε συνδυασμό με τη χαμηλή παραγωγικότητα και την αδυναμία της διοίκησης να εκμεταλλευτεί τις δυνατότητες του εγκατεστημένου συστήματος για να προβεί σε προληπτικές και διορθωτικές ενέργειες σε καθημερινή βάση, εκτοξεύουν τον τελικό χρόνο έκδοσης μιας οικοδομικής άδειας στα ύψη.

Τα στατιστικά δεδομένα τα οποία προκύπτουν από 1/1/02 έως 14/06/2002 με προσεγγιστικές μεθόδους και όχι απόλυτα υπολογιστικές έχουν ως ακολούθως:

ΤΟΠΟΓΡΑΦΙΚΑ

	Min (ημέρες)	Max (ημέρες)
1η Χρέωση 1	10	15
1η Επαναχρέωση	-	25
Σύνολα	10	40

ΑΡΧΙΤΕΚΤΟΝΙΚΑ

	Min (ημέρες)	Max (ημέρες)
1η Χρέωση 1	25	30
1η Επαναχρέωση	-	30
2η Επαναχρέωση		30
Σύνολα	25	90

ΕΠΑΕ

	Min (ημέρες)	Max (ημέρες)
Σύνολα	10	15

ΣΤΑΤΙΚΑ

	Min (ημέρες)	Max (ημέρες)
1η Χρέωση 1	5	7
1η Επαναχρέωση	-	5
Σύνολα	5	12

ΗΛΕΚΤΡΟΜΗΧΑΝΟΛΟΓΙΚΑ

	Min (ημέρες)	Max (ημέρες)
1η Χρέωση 1	2	3
1η Επαναχρέωση	-
Σύνολα	2	3

ΦΟΡΟΤΕΧΝΙΚΑ

	Min (ημέρες)	Max (ημέρες)
Σύνολα	1	2

Γενικά σύνολα σε ημέρες	53	157
Γενικά σύνολα σε μήνες	2,1	6,3

4. Λοιπές Πρωτοβουλίες του ΤΕΕ/ΤΚΜ

• Ενημέρωση της Διαχειριστικής Αρχής του Προγράμματος "Πολιτεία"
• Ενημέρωση της Διαχειριστικής Αρχής του Προγράμματος "Κοινωνία της Πληροφορίας"
• Παρουσίαση εφαρμογών σε εκδήλωση του ΥΠΕΧΩΔΕ σε όλες τις Πολεοδομίες τις χώρας (Αθήνα, Απρίλιος 2002)
• Παρουσίαση εφαρμογών στις Πολεοδομίες Πελοποννήσου (Εκδήλωση ΤΕΕ Τμήμα Πελοποννήσου)
• Σύνταξη Τεχνικού Δελτίου για το Πρόγραμμα "Κοινωνία της Πληροφορίας"
• Εκπόνηση Μελέτης Αναδιάταξης χώρων γραφείων της Δ/νσης Πολεοδομίας Θεσσαλονίκης

5. Σύνοψη Τελικών Προτάσεων

• Οριστικοποίηση των Πινάκων Απαιτήσεων Δικαιολογητικών Ελέγχου Πληρότητας Φακέλου
• Σύνταξη βασικών Προδιαγραφών Τοπογραφικών, Αρχιτεκτονικών , Στατικών και Η/Μ
• Καθημερινή χρέωση των εισερχομένων φακέλων ή στοιχείων παρατηρήσεων της προηγούμενης ημέρας από την Προϊσταμένη ΤΟΑ
• Καθιέρωση εβδομαδιαίας συνάντησης του Διευθυντή της Πολεοδομίας με την Προϊσταμένη του ΤΟΑ και ελεγκτές για ανασκόπηση του παραχθέντος έργου.
• Συγκρότηση Γραφείου Ενημέρωσης κοινού
• Συγκρότηση ειδικής ομάδας Ελέγχου Απλών αδειών (ΑΜ, ΠΜ δανειζόμενοι οι ΤΜ & ΜΜ)
• Καθιέρωση των ραντεβού των μελετητών με τους ελεγκτές σε συγκεκριμένη περίοδο κάθε ημέρας (π.χ. 12:00 έως 14: 00), όπως είχε συζητηθεί στην κοινή ΟΕ του ΤΕΕ /Πολεοδομίας
• Άμεση εφαρμογή της μελέτης του ΤΕΕ/ΤΚΜ για την αναδιάταξη των χώρων της Δ/νσης Πολεοδομίας και μέριμνα για χρηματοδότηση από πόρους του προγράμματος "ΠΟΛΙΤΕΙΑ" Περιφερειακό Ταμείο Περιφέρειας Κεντρικής Μακεδονίας.